Outsourcing IT: qué es, cómo funciona y cuándo merece la pena

¿Qué haces? ¿Retrasas el proyecto? ¿Sobrecargas al equipo? ¿Empiezas un proceso de selección sin saber cuándo encontrarás a la persona adecuada? Para eso existe el outsourcing IT. Una forma de incorporar profesionales tecnológicos a tu empresa sin necesidad de ampliar tu plantilla de manera permanente.

Y aunque te parezca que es algo que está reservado solo a grandes compañías, lo cierto es que puede resultar útil para empresas de prácticamente cualquier tamaño.

¿Qué es el outsourcing IT?

El outsourcing IT o la externalización de servicios informáticos consiste en recurrir a equipos y profesionales externos para realizar determinadas tareas o proyectos relacionados con la tecnología.

Por poner un ejemplo, una empresa puede necesitar a un desarrollador especializado durante seis meses. Otra puede requerir un equipo de QA para probar una aplicación antes de lanzarla. Y otra puede necesitar varios perfiles tecnológicos para reforzar su departamento de IT durante una etapa de crecimiento. ¿Sería necesario contratar directamente a todos esos profesionales? No. Podrían incorporarlos a través de una empresa especializada en outsourcing.

Y eso no significa necesariamente delegar todo el proyecto. Muchas veces, los profesionales externos trabajan junto al equipo de la compañía, utilizan sus herramientas, participan en sus reuniones y colaboran para alcanzar los mismos objetivos. La única diferencia está en cómo se organiza la contratación y la prestación del servicio.

¿Cómo funciona el outsourcing tecnológico en la práctica?

Aunque cada empresa tiene sus propias necesidades, el proceso suele comenzar identificando qué trabajo hay que hacer y qué profesionales hacen falta para llevarlo a cabo.

Es decir, una compañía de comercio electrónico quiere mejorar su plataforma, pero sus desarrolladores están ocupados manteniendo los sistemas actuales, así que necesitan incorporar dos perfiles especializados durante los próximos ocho meses. En ese caso, una empresa de outsourcing IT ayudaría a encontrar profesionales con la experiencia necesaria para integrarse en el proyecto.

Habitualmente, estos son los pasos que se suelen seguir:

• Definir cuáles son las necesidades de la empresa. ¿Qué perfiles hacen falta? ¿Qué conocimientos deben tener? ¿Durante cuánto tiempo deben prestar servicio? ¿Qué responsabilidades asumirán?
• Seleccionar a los profesionales. Buscar personas que encajen tanto técnicamente como también con la forma de trabajar del equipo.
• Incorporar a esos profesionales al proyecto. Facilitarles acceso a las herramientas, documentación y personas con las que van a colaborar.
• Coordinar el trabajo. Establecer objetivos, responsabilidades, canales de comunicación y mecanismos de seguimiento.
• Adaptar el servicio. Ampliar, reducir o modificar los perfiles contratados cuando las necesidades del proyecto cambien, según lo acordado.

Y algo que es muy importante: la incorporación de profesionales externos no elimina la necesidad de organizar bien el trabajo. Porque si nadie sabe quién toma las decisiones, las prioridades van cambiando cada dos por tres o no existe documentación, los problemas van a seguir estando presentes, independientemente de quién desarrolle el software.

¿Qué ventajas tiene el outsourcing IT para una empresa?

Una de las principales razones para recurrir al outsourcing tecnológico es la posibilidad de acceder a profesionales especializados sin tener que hacer un proceso de contratación tradicional.

Pero hay otras muchas ventajas que merece la pena que conozcamos.

Acceder a conocimientos que no tienes en tu negocio

No todas las empresas necesitan un especialista en ciberseguridad, un arquitecto de software o un ingeniero de datos a tiempo completo. Sin embargo, pueden llegar a necesitarlo durante una migración, una integración o una fase concreta de un proyecto. Gracias al outsourcing puedes contar con esos conocimientos cuando realmente hacen falta.

Reforzar el equipo sin sobrecargarlo

Hay momentos en los que un departamento tecnológico no puede asumir tanto trabajo. Por eso, la incorporación de profesionales externos te da la oportunidad de repartir tareas, cumplir plazos y evitar que los sistemas dependan siempre de las mismas personas.

Adaptarse a las necesidades del negocio

Hay proyectos que necesitan cinco desarrolladores durante su fase inicial pero únicamente dos cuando entran en mantenimiento. Si tienes a un equipo externo que te eche una mano, te puede resultar mucho más sencillo ajustar los recursos a cada etapa, siempre dentro de lo pactado.

Tener mayor control sobre los costes

Tal vez es cierto que el outsourcing no siempre es más barato que contratar personal propio. Eso suele siempre depender del perfil que necesitemos, el número de profesionales, la duración del servicio y las condiciones del contrato. Pero lo que sí ofrece es un mayor control del gasto, ya que reduce determinadas tareas que se asocian a la contratación y a la gestión administrativa. ¡Eso sin contar con el tiempo que te ahorras buscando y formando a un equipo!

¿Cuándo merece la pena recurrir al outsourcing IT?

No existe una respuesta universal para todo el mundo, pero hay bastantes situaciones en las que este modelo puede resultar especialmente interesante.

• Cuando necesitas empezar un proyecto y no tienes suficientes profesionales disponibles. Esperar varios meses a completar un equipo puede retrasar una oportunidad de negocio.
• Cuando necesitas conocimientos muy específicos. Especialmente si se trata de una tecnología que tu empresa no utiliza habitualmente.
• Cuando tienes picos de trabajo. Lanzamientos, migraciones, nuevas funcionalidades o proyectos con una duración determinada.
• Cuando quieres ampliar tu capacidad tecnológica sin crear, de la noche a la mañana, un departamento más grande. Es muy útil para empresas que están en expansión o que necesitan comprobar la continuidad de una determinada carga de trabajo.

Eso sí, también hay situaciones en las que tiene más sentido que contrates a alguien directamente. Como cuando necesitas un perfil estratégico a largo plazo, con un gran conocimiento tanto del negocio como del sector y que tenga responsabilidades permanentes. En ese caso, quizá te interese incorporarlo a tu plantilla. Pero ambas opciones pueden llegar a convivir perfectamente.

¿Qué debes comprobar antes de contratar un servicio de outsourcing IT?

Antes de elegir un proveedor que te guste, no tengas solo en cuenta el precio que te van a cobrar por hora o del currículum de los profesionales.

• Primeramente, pregúntate cómo se integrarán en tu equipo, quién coordinará su trabajo, cómo se gestionarán las ausencias y las sustituciones. ¿Sabes qué ocurrirá si cambian las necesidades del proyecto?
• También es muy importante acordar cuestiones como la confidencialidad, la seguridad de la información, los accesos a los sistemas y la documentación del trabajo realizado.
• Y, algo que es fundamental, ¿qué ocurrirá con el conocimiento adquirido cuando termine la colaboración? Un buen servicio debería facilitar que ese conocimiento permanezca en la empresa y no desaparezca cuando finalice el contrato.

Al final, el outsourcing tecnológico funciona mejor cuando deja de entenderse como una simple contratación por horas. Porque detrás de cada desarrollo, integración o prueba de software hay personas que deberían hacer equipo, comunicándose, compartiendo información y teniendo claro qué es lo que están intentando conseguir para la empresa.

En MindShore Crew entendemos lo que hacemos como una forma de incorporar talento tecnológico que trabaje junto a tu equipo, participe en tus proyectos y comparta tus objetivos.

Porque no se debe solo encontrar a alguien que sepa programar, probar una aplicación o gestionar una infraestructura. Lo importante es encontrar a las personas adecuadas para que el trabajo salga adelante.

¿Tu empresa necesita reforzar su equipo tecnológico? Nosotros podemos ayudarte a encontrar los perfiles que necesitas y a incorporarlos a tus proyectos.